Öffentliche Einrichtungen sind eine wichtige Anlaufstelle für die Bürger:innen. Durch eine schlechte telefonische Erreichbarkeit mit langen Wartezeiten oder Besetztzeichen entsteht häufig Frust und Stress auf Seiten der Anrufenden. Dem steht das Verwaltungspersonal entgegen, welches das Telefon meist zusätzlich neben ihren Aufgaben beantworten muss. Dadurch resultiert ein ständiges Multi-Tasking-Arbeiten, was die Produktivität senkt und das Stresslevel steigert.
Mit der VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten bieten wir eine digitale Lösung, speziell für die öffentliche Verwaltung, um den Telefonkanal zu entlasten. Durch die automatisierte Anrufannahme, welche über den virtuellen Assistenten erfolgt, können Bürger:innen ihre Anliegen rund um die Uhr platzieren, ohne Warteschleifen. Einfache Anliegen werden beantwortet, Termine mittels einer Kalenderintegration vereinbart und -wo nötig- Tickets für die Weiterbearbeitung durch Mitarbeitende erstellt. Anrufe können außerdem durch den Telefonassistenten vorselektiert und anschließend an die richtige Ansprechperson weitergeleitet werden.
Die Anrufinformationen werden als Text und Audio in der VITAS Plattform zur Verfügung gestellt, sodass Anliegen strukturiert abgearbeitet werden können - und zwar dann, wenn es in den Arbeitsablauf des Personals passt. So werden Mitarbeitende effektiv am Telefon entlastet, während die telefonische Erreichbarkeit optimiert wird, und zwar ohne zusätzlichen Personalaufwand. Dadurch wird die Kundenzufriedenheit gesteigert, denn auch in Zeiten mit hohem Telefonaufkommen gibt es durch die parallele Verarbeitung von Dutzenden Anrufen gleichzeitig keine Besetztzeichen und Warteschleifen.
Durch unseren branchenunabhängigen Ansatz der VITAS Plattform kann diese in allen denkbaren Szenarien eingesetzt werden. Die Einrichtung erfolgt innerhalb kürzester Zeit und ohne IT-Ressourcen durch eine einfache No-Code-Oberfläche. Selbst komplexe Gesprächsverläufe können durch bspw. Verzweigungs- oder Wiederholungsfragen dargestellt werden.
Höchste Datenschutzstandards speziell für die Nutzung öffentlicher Einrichtungen: Wir bieten den einzigen Telefonassistenten, der ohne ausländische Drittanbieter nutzbar ist. Darüber hinaus haben wir Standards nach der ISO 27001 Zertifizierung für Informations- und Datensicherheit in unserem Unternehmen implementiert und werden die Zertifizierung noch im Jahr 2023 erfolgreich abschließen.