Als eines der Pilotprojekte „Kommunales Open Government“ des Landes NRW aus 2017 wurde „ Mein Stadtarchiv (Öffnet in einem neuen Tab)“ in enger Zusammenarbeit zwischen der OpenKnowledge Foundation, der Kolpingstadt Kerpen und der kdvz Rhein-Erft-Rur entwickelt. Mein Stadtarchiv fördert die Teilhabe der Bürgerinnen und Bürger am Gedächtnis ‚ihrer‘ Stadt oder Gemeinde, indem dort historische Dokumente veröffentlicht werden. Interessierte haben die Möglichkeit die Dokumente zu kommentieren und mit ihrem Wissen so das historische Gedächtnis der Stadt wachsen zu lassen. Daneben können auch weitere Archive, beispielsweise von Heimatvereinen, eingebunden werden. So kann Lokalgeschichte lebendig werden.
Nach Abschluss des Projektes und damit der Förderung durch das Land konnte die Plattform in den letzten Jahren auf ehrenamtlicher Basis weitergeführt werden. Hierbei entstand über die Zeit ein Spannungsfeld zwischen ehrenamtlichem Engagement und der Erwartung einer professionellen und betreuten Softwarelösung seitens des Nutzerkreises und auch der Stadtverwaltung Kerpen. Wie leider nicht selten bei Pilotprojekten und Förderungen von Leuchttürmen war auch hier eine längerfristige, nachhaltige und zukunftsorientierte Bereitstellung erarbeiteter Lösungen nicht Bestandteil der Förderung und konnte bisher auch nicht erreicht werden. Somit drohte dem ambitionierten Projekt das Schicksal ähnlicher ehrenamtlicher Initiativen aus dem Civic Technology-Umfeld: „Mein Stadtarchiv“ hätte über kurz oder lang abgeschaltet werden müssen.
Im Rahmen eines Workshops im April 2021 und mehrerer nachfolgender Gespräche haben die Beteiligten sowie interessierte Personen aus Verwaltung, Archiven und Civic Tech einen pragmatischen Lösungsansatz entwickelt. Dieser sieht u. a. vor, dass die kdvz „Mein Stadtarchiv“ in den kommenden drei Jahren aktiv unterstützen wird. Alle Verbandsmitglieder, die in dieser Zeit die Software einführen und nutzen möchten, erhalten zum einen in organisatorischer Hinsicht den erforderlichen Support bei der Ersteinrichtung und Datenübergabe, zum anderen intensive Beratung zu Fragen der Vermarktung. Ziel ist, nach den drei Jahren mit einem kleinen Obolus für Betrieb und Pflege der Software „Mein Stadtarchiv“ nachhaltig lebendig halten zu können.
Hierbei steht die kdvz Rhein-Erft-Rur auch allen Kommunen außerhalb des Verbandes im Rahmen einer informellen Unterstützung mit Rat und Tat zur Seite.