Ein typisches Problem in kleineren Kommunalverwaltungen unseres Verbandsgebiets: Der Verwaltungsalltag – Mehrfachbelastung, Fachkräftemangel, Wahlen – lässt nur sehr wenig Spielraum für übergreifende Pflichtaufgaben wie die Sichtung und Archivierung von Altakten.

Eine interkommunale Lösung wurde 2019 in Zusammenarbeit mehrerer Verbandsmitglieder in der kdvz Rhein-Erft-Rur gefunden: Die nicht mehr für ihre tägliche Arbeit benötigten Akten einer Verwaltung werden durch einen Archivar gesichtet und dem Verwaltungsarchiv strukturiert und bewertet zugeführt.

Schritt 1: Sichtung und Erfassung von Altakten

Die nicht mehr für Ihre tägliche Arbeit benötigten und bereits abgelegten Akten werden gesichtet und anhand von einfachen Verzeichnissen erfasst. Zusätzlich zur reinen Erfassung der Akten zur leichten Wiederauffindung werden Aufbewahrungsfristen ermittelt und mit den Laufzeiten der Akten abgeglichen.

Schritt 2: Bewertung der Akten auf Archivwürdigkeit

Die erfassten Akten, deren Aufbewahrungsfrist bereits verstrichen ist, werden daraufhin geprüft, ob diese von bleibendem Wert für Forschung und das Verständnis der Geschichte und Gegenwart sind und somit dauerhaft im historischen Archiv aufbewahrt werden müssen. Akten, die keiner Aufbewahrungsfrist mehr unterliegen und die als nicht archivwürdig bewertet werden, können anhand von erstellen Listen nach Absprache mit der Verwaltung vernichtet werden.

Schritt 3: Bildung und Pflege von neuen Archivbeständen

Die als archivwürdig bewerteten Unterlagen werden fachgerecht für die dauerhafte Aufbewahrung vorbereitet und den Anforderungen entsprechend gelagert. Dabei wird jede Akte ausführlich erschlossen und in einer Datenbank, bzw. einem Findbuch festgehalten, so dass sie jederzeit leicht aufzufinden ist. Anhand zeitlicher Abschnitte können einzelne Bestände zusätzlich unterschieden werden (z.B. Schriftgut vor und nach der kommunalen Neugliederung).

Schritt 4: Überprüfung und Weiterführung bereits vorhandener Archivbestände

Ist bei Ihnen bereits ein historischer Archivbestand vorhanden, wird dieser im Rahmen der Dienstleistung sowohl auf Vollständigkeit, als auch darauf überprüft, ob die Lagerungsbedingungen den Anforderungen entsprechen.

Bereits vorhandene analoge Findmittel wie gedruckte Findbücher oder Listen können digitalisiert werden, um sie leichter durchsuchen zu können.

Lassen sich weitere Akten den vorhandenen Beständen zuordnen, werden diese und die entsprechenden Findmittel weitergepflegt.

Schritt 5: Abschlussbericht und Zukunftskonzept

Zum Abschluss erstellen wir für Sie einen ausführlichen Bericht, der sowohl den derzeitigen Stand und die vorhandenen Bedingungen, als auch die im Rahmen der Dienstleistung durchgeführten Maßnahmen festhält. Darüber hinaus entwickeln wir Konzepte und geben Empfehlungen, wie Sie künftig mit der Abgabe von Unterlagen ans Archiv umgehen.