Eine Reihe von Daten wird regelmäßig aus der Meldewesen-Anwendung OK.EWO gelöscht – etwa wenn Personen wegziehen, aus einem Familienverband ausscheiden oder versterben. Dieser „Aussonderungsbestand“ muss jedoch den Kommunalarchiven bzw. deren Beschäftigten weiterhin – idealerweise in einem maschinen- und menschenlesbaren Format – zur Verfügung stehen.

Unsere Archivsoftware berücksichtigt, dass die einzelnen, zu löschenden Daten sich im Laufe der Jahre erweitern und kumuliert diese je Person bis hin zur Übernahme der kompletten EWO-Daten bei der Gesamtlöschung eines Einwohnerdatensatzes nach 45 Jahren (soweit die hierfür notwendige Schnittstelle beschrieben und von den Softwareherstellern zur Verfügung gestellt wird).

Über eine gesicherte Anmeldung an einem Portal können Archivmitarbeitende auf die Datensätze zugreifen.