In vielen, gerade kleinen Verwaltungen ist das Bürgerbüro nur mit einem kleinen Stammpersonal besetzt. Gerade in der Urlaubszeit ist die Personaldecke oft schon sehr dünn, Fachpersonal aus anderen Abteilungen kann kaum unterstützen, und wenn dann noch ungeplante Abwesenheiten hinzukommen, können viele Verwaltungen nur noch einen Notbetrieb aufrecht erhalten oder müssen das Bürgerbüro ganz schließen.

Im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit wurde 2019 eine Stelle geschaffen. Die Mitarbeiterin arbeitet mit festen Zeitanteilen an gemeinsam vereinbarten Tagen in einzelnen Verwaltungen. Hier ist sie in alle Arbeiten rund um das Bürgerbüro eingebunden und arbeitet diese im gleichen Umfang ab wie die in der Kommune beschäftigten Kolleginnen und Kollegen. So ist sie in alle Abläufe integriert.

Sobald sich Engpässe abzeichnen, wird kurzfristig untereinander eine andere Verteilung der Arbeitszeiten abgestimmt und unsere Kollegin hilft an den benötigten Stellen aus.

So ist eine Öffnung des Bürgerbüros auch bei personellen Engpässen gesichert und zusätzlich kann durch die Aufteilung der Stelle auch eine Besetzung des Bürgerbüros mit Drittelstellen oder ähnlichen Anteilen qualifiziert sichergestellt werden.

Schöner Nebeneffekt dieser Unterstützung ist, dass durch das Wissen über die Abläufe in verschiedenen Verwaltungen Ideen und gute Lösungen einfach und schnell ausgetauscht werden.